L’employeur peut être amené à collecter des informations concernant ses salariés afin de procéder aux recrutements, calculer les horaires de travail ou encore établir la fiche de paie. Pour autant, la collecte et gestion des données des salariés est strictement encadrée.
Collecte et gestion des données des salariés lors du processus de recrutement :
À l’occasion d’un recrutement, l’entreprise peut solliciter de nombreuses informations concernant de potentielles recrues. Cependant, le Code du travail restreint les informations demandées à celles nécessaires pour évaluer la capacité du candidat à occuper l’emploi proposé.
Ainsi, il n’est pas possible de questionner le candidat sur des points tels que son numéro de sécurité sociale et ses coordonnées bancaires (sauf dans le cas spécifique des entreprises de travail temporaire en leur qualité d’employeur). Le candidat ne doit pas fournir des informations sur sa famille, son souhait d’avoir des enfants, ses mensurations, poids, couleur des cheveux, etc. Cependant, pour certains postes spécifiques (mannequins, pilotes de course, jockeys, etc.), l’annonce du recruteur doit préciser les caractéristiques recherchées.
Collecte et gestion des données des salariés, qu’en est-il des données sensibles :
Il est interdit de collecter des données sensibles, révélant l’origine, les opinions, la santé ou la vie sexuelle du candidat. Cette interdiction inclut la conservation de telles informations.
Par ailleurs, seules les personnes participant au processus de recrutement peuvent avoir accès aux informations personnelles recueillies sur les candidats.
Enfin, si une candidature n’est pas retenue mais que l’entreprise souhaite conserver les informations récoltées à cette occasion (curriculum vitae, lettre de motivation, coordonnées, etc.), elle doit en avertir le candidat qui peut à cette occasion s’y opposer. Si elle obtient son accord, les informations collectées ne peuvent pas être conservées indéfiniment par le recruteur. Dans son guide du recrutement, la CNIL précise que le recruteur doit définir une durée de conservation de ces informations en amont. Celle-ci doit être cohérente et justifiée en fonction de l’objectif poursuivi par le Après le départ du salarié, certaines informations doivent être conservées pour répondre à des obligations comptables, sociales ou fiscales. Cela concerne notamment les documents relatifs à la paie ou au contrat, conservés pendant cinq ans.traitement mis en œuvre.
Les données relatives à la gestion du personnel :
Afin de mener à bien la gestion courante du personnel, l’employeur peut collecter des informations personnelles concernant ses employés. Ces informations peuvent être de plusieurs natures : relevé d’identité bancaire afin d’assurer la paie du salarié, le taux d’imposition dans le cadre de l’impôt à la source, une copie des diplômes correspondant au niveau de qualification du poste, les coordonnées d’un proche pouvant servir de contact en cas d’urgence touchant le salarié, etc.
À ce propos la CNIL rappelle que :
Concernant ces données, la CNIL rappelle que « l’employeur ne doit collecter que les données dont il a réellement besoin, et ne doit le faire qu’à partir du moment où ce besoin se concrétise ». L’employeur doit contrôler l’accès aux données pour restreindre leur consultation aux seules personnes habilitées, une responsabilité qui lui incombe. De même, l’employeur ne peut révéler les coordonnées personnelles d’un salarié que si la loi ou une décision de justice le prévoit (par exemple : médecin contrôleur de la sécurité sociale, huissier disposant d’un titre exécutoire).
Ces informations ont une durée de conservation limitée. Elles sont conservées pendant la durée de présence du salarié dans l’entreprise. Après le départ du salarié, certaines informations doivent être conservées pour répondre à des obligations comptables, sociales ou fiscales. Cela concerne notamment les documents relatifs à la paie ou au contrat, conservés pendant cinq ans.
La collecte des données concernant les horaires des salariés :
L’employeur peut légitimement mettre en place des outils permettant de calculer le temps de travail effectif des salariés. Toutefois, les instances du personnel ainsi que tous les employés doivent être informés du déploiement d’un outil permettant la mesure du temps de travail.
De plus, seules les personnes chargées de la gestion du personnel, de la paie ou de la sécurité du bâtiment peuvent avoir accès à ces informations.
Les données ainsi collectées doivent être conservées pendant une durée maximale de cinq ans.
Le contrôle de l’utilisation d’Internet et de la messagerie électronique :
Si l’employeur met à disposition de ses salariés des outils informatiques pour accomplir leurs missions, les dossiers, courriels et historiques de recherche sont considérés a priori comme ayant un caractère professionnel. L’employeur peut les lire, de même qu’il peut prendre connaissance des sites consultés, y compris en dehors de la présence de l’employé. Toutefois, ces contrôles doivent respecter la vie privée de chaque salarié et le secret des correspondances privées. Le salarié doit notamment être informé des finalités poursuivies par ces contrôles.
Et si un courriel à pour objet « personnel » ou « privé »
Par ailleurs, un courriel ayant pour objet « personnel » ou « privé » ne peut être consulté par l’employeur, même si ce dernier a interdit l’utilisation des outils de l’entreprise à des fins personnelles. Dans le même contexte, les identifiants et mots de passe (session Windows, messagerie…) sont confidentiels et ne doivent pas être transmis à l’employeur. Si un employé absent détient des informations cruciales, l’employeur peut exiger ses codes. Cela, si l’administrateur réseau ne peut fournir l’accès au poste.
Enfin la CNIL souligne l’illégalité des « keyloggers », logiciels enregistrant à distance les actions sur un ordinateur. Toutefois, exceptions pour des impératifs de sécurité. De la même manière, l’employeur ne peut pas recevoir en copie automatique tous les messages écrits ou reçus par ses employés, ce qui est considéré comme excessif par la CNIL.
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