Les cotisations sociales destinées à financer les prestations sociales (en cas de maladie ou de perte d’emploi, allocations familiales, indemnités d’accidents du travail, retraites…) sont calculées et payées par le chef d’entreprise.

Dans ce cadre, il transmet une déclaration aux organismes chargés du recouvrement. Ce système déclaratif implique, en contrepartie, un contrôle du respect des législations de Sécurité sociale et d’assurance chômage et de l’exactitude des montants versés.

Les grands principes d’un contrôle URSSAF

L’URSSAF, Union de Recouvrement des cotisations de Sécurité Sociale et d’Allocations Familiales est un organisme de recouvrement qui a pour rôle de collecter les cotisations sociales dans le but de financer la sécurité sociale. Elle lutte notamment contre le travail dissimulé ou illégal. Pour mener à bien sa mission, ses inspecteurs réalisent fréquemment des contrôles auprès des contribuables, parfois même à leur demande. Le but du contrôle est de corriger les éventuelles erreurs de calcul des charges sociales et de versement de ces cotisations dues par l’entreprise et de déceler les potentielles fraudes.

Le déclenchement

Toute personne physique ou morale qui est assujettie au paiement de cotisations sociales ou réalise une déclaration sociale peut recevoir une notification de contrôle.

L’URSSAF est tenue d’informer le chef d’entreprise de la mise en œuvre d’un contrôle, dans un délai de 15 jours, en lui exposant les informations nécessaires pour bien s’y préparer. Cependant dans sa lutte contre le travail illégal, l’URSSAF se donne le droit de ne pas informer l’entreprise contrôlée en cas de suspicion d’un travail dissimulé.

L’avis de contrôle est tenu de mentionner le droit du contrôlé à se faire assister pendant la procédure. Le professionnel de l’expertise-comptable a toute légitimité à réaliser cet accompagnement ; il saura conseiller le chef d’entreprise pour préparer le contrôle. C’est également lors de l’avis de contrôle que le chef d’entreprise sera invité à prendre connaissance préalablement de la « Charte du cotisant contrôlé ».

Le début du contrôle URSSAF peut intervenir à n’importe quel moment de l’activité, et porte sur la période courant les 3 dernières années civiles, qui correspond à la durée de prescription des cotisations et contributions sociales. Ainsi il peut être réitéré dans une même entreprise tous les 3 ans. Sa durée maximum est de 9 mois.

Des contrôles différents selon la taille de l’entreprise

Pour les structures de moins de 11 salariés et les indépendants, le plus souvent, le contrôle s’effectue sur la base de documents transmis par la structure contrôlée ou par un tiers dument mandaté. On parle alors d’un contrôle sur pièces (aussi appelé « contrôle partiel d’assiette sur pièces »). L’agent chargé du contrôle ne se déplace pas dans les locaux de l’entreprise. Le contrôle s’effectue dans les locaux de l’Urssaf, la présence de l’entreprise ou de son représentant/conseil n’étant pas requise. Ce type de contrôle permet à l’Urssaf de vérifier les déclarations et de conseiller les petites entreprises et les indépendants, dans un cadre souple et adapté à leur activité.

Pour les entreprises de plus de 10 salariés, le contrôle se déroule sur place ; on parle alors d’un contrôle comptable d’assiette. Dans ce cadre, l’inspecteur a le droit d’accès aux appareils informatiques lui permettant de consulter les pièces dématérialisées nécessaires au contrôle. Il est également autorisé à interroger toute personne rémunérée par l’entreprise. À la fin des vérifications, l’inspecteur propose un entretien de restitution (ou « entretien de fin des investigations ») afin de présenter ses constats et les suites éventuelles du contrôle. Cet échange permet également de discuter des difficultés rencontrées dans l’application des textes ou lors de l’établissement des déclarations.

Lettre d’observations et période contradictoire

À la suite de l’entretien de restitution, l’inspecteur rédige une lettre d’observations présentant les constats effectués et rappelant si besoin la législation applicable. Cette lettre permet notamment au contrôleur d’argumenter et détailler le montant du redressement appliqué sur la base de calculs, de faits et du droit en vigueur. Il ne s’agit pas d’une décision définitive puisque l’étape suivante permet à l’entreprise de dialoguer avec l’agent chargé du contrôle avant qu’il n’émette son rapport final.

À réception de la lettre d’observations s’ouvre une période contradictoire qui permet de manifester son éventuel désaccord et d’apporter des éléments complémentaires par tout moyen (courrier, mail).

La durée de cette période contradictoire est de 30 jours mais il est possible de demander à bénéficier de 30 jours supplémentaires pour collecter les éléments nécessaires à sa réponse. L’inspecteur est tenu de répondre. Une fois la période contradictoire écoulée, l’employeur reçoit de la part de l’Urssaf une décision administrative en cas d’observations pour l’avenir. Il peut également recevoir une mise en demeure qui précise le montant des sommes dues à payer à l’Urssaf. Enfin, en cas de solde créditeur, il reçoit une notification de crédit qui précise le montant des sommes à rembourser par l’Urssaf.

Réduction de la durée du contrôle URSSAF pour les entreprises de moins de 20 salariés

Depuis le 1er janvier 2023, l’expérimentation limitant la durée du contrôle URSSAF à 3 mois pour les entreprises de moins de 20 salariés est pérennisée et intégrée dans le code de la sécurité sociale.

L’expérimentation instaurée par la loi ESSOC du 10 août 2018 avait étendu la durée limitée du contrôle URSSAF aux entreprises de moins de 20 salariés. Celle-ci était mise en œuvre depuis le 12 août 2018. Jusqu’à présent, seules les entreprises de moins de 10 salariés étaient concernées par cette limitation de la durée du contrôle URSSAF à 3 mois.

Il existe néanmoins des exceptions. Cette limitation ne s’applique pas lorsque la personne contrôlée se trouve dans l’une des situations suivantes : travail dissimulé ; obstacle à contrôle ; abus de droit ; constat de comptabilité insuffisant ou documentation, soit inexploitable, soit transmise plus de 15 jours après la réception de la demande faite par l’agent chargé du contrôle (les dispositions concernant la documentation ont été ajoutées par la loi) ; ou enfin report d’une visite de l’agent chargé du contrôle à la demande de la personne contrôlée (nouvelle situation posée par la loi).