Le registre unique du personnel est un document qui permet la transparence des emplois dans chaque établissement de l’entreprise.

Il doit comporter des mentions obligatoires concernant l’identification des salariés, les dates d’embauche et de départ, les contrats de travail. Toute infraction est punie d’une sanction pénale.

Tous les employeurs sont concernés par la tenue du registre unique du personnel, sauf deux exceptions : les associations ayant recours au chèque emploi associatif et les particuliers employeurs.

L’établissement d’un registre unique du personnel intervient dès l’embauche du 1er salarié et concerne tous les salariés de l’entreprise, y compris ceux mis à disposition par les entreprises de travail temporaire et les travailleurs à domicile. Sont également concernés les jeunes travailleurs titulaires d’un contrat d’apprentissage ou de professionnalisation. Enfin, de la même façon, les noms et prénoms des stagiaires accueillis dans l’établissement sont inscrits dans l’ordre d’arrivée, dans une partie spécifique du registre unique du personnel

Les mentions portées dans le registre permettent d’identifier le salarié ou le stagiaire : le nom et le prénom, la nationalité, la date de naissance et le sexe. Le document apporte également des informations sur les fonctions exercées : l’emploi, la qualification, les dates d’entrée et de sortie de l’établis sement, et lorsqu’une autorisation d’embauche ou de licenciement est requise, la date de cette autorisation ou, à défaut, la date de la demande d’autorisation. Enfin, pour certaines situations le registre comporte des mentions spécifiques comme par exemple pour les jeunes travailleurs titulaires d’un contrat d’apprentissage ou de professionnalisation : mention «apprenti» ou «contrat de professionnalisation» ; pour les travailleurs étrangers assujettis à la possession d’un titre autorisant l’exercice d’une activité salariée : mention du type et numéro d’ordre du titre valant autori sation de travail ; pour les travailleurs titulaires d’un contrat de travail à durée déterminée : mention «contrat à durée déterminée»…

Ces informations doivent être actualisées à chaque contrat, même s’il s’agit de contrats successifs. Concrètement, si un salarié effectue plusieurs contrats dans l’entreprise, chacun de ses contrats devra faire l’objet d’une ligne propre dans le registre unique du personnel.

Aucune forme particulière n’est stipulée concernant la tenue du registre unique du personnel. Il peut alors être sous forme informatique ou sous format papier. Le support utilisé doit cependant offrir des garanties de contrôle équivalentes au support papier. Les informations sur les salariés doivent être conservées pendant au moins 5 ans après son départ. Il faut savoir que les traitements informatisés des registres obligatoires sont dispensés de déclaration auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL).

Le registre doit être tenu à disposition des membres du comité social et économique, et des fonctionnaires ou agents chargés de veiller à l’application du code du travail et du code de la sécurité sociale. Le défaut de registre unique du personnel, ou bien s’il est erroné ou incomplet, est passible d’une amende de 750 € pour chaque salarié concerné par ce manquement.