Une gestion méticuleuse des débiteurs est cruciale pour la santé financière de l’entreprise. Confrontée à des retards de paiement ou à des mauvais payeurs, elle coure le risque elle-même de ne plus pouvoir faire face à ses obligations de paiement. Un retard de paiement ou pire, un impayé peut ébranler toute la solvabilité d’une entreprise. Un effet domino classique.

Encadrer ses factures et conditions générales

La date de paiement, qui peut d’ailleurs différer de la date de livraison du produit ou de la prestation, fait partie des mentions obligatoires à faire apparaître sur la facture et dans les conditions générales de vente. Le Code de commerce précise que le délai de règlement client est fixé au 30e jour suivant la date de réception du produit ou d’exécution de la prestation. Si les parties sont d’accord, il peut être inférieur ou supérieur à 30 jours, mais il ne peut jamais excéder quarante cinq jours fin de mois ou soixante jours à compter de la date d’émission de la facture.

Des pénalités de retard doivent également être prévues, dont le taux légal est fixé par la Banque Centrale Européenne (un taux plafond et un taux plancher sont à respecter). Ces pénalités sont applicables dès le jour suivant la date d’échéance de la facture. Enfin, sachez qu’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement d’une valeur de 40 euros peut être réclamée par le créancier, en plus des pénalités de retard. Précisons que dans le cas d’une transaction entre professionnels, le fait de ne pas indiquer le taux des pénalités de retard dans la facture et dans les conditions générales de vente est passible d’une amende pouvant atteindre 75000 euros.

La relance client

Il est crucial pour les entreprises de recouvrer leurs factures, c’est d’autant plus vrai dans le contexte économique actuel. C’est pourquoi il est important de rappeler aux clients la date de paiement lorsqu’elle approche et d’agir dès que le premier retard survient. De nombreuses entreprises commencent par relancer leur client par courrier simple. Il peut être aussi pertinent de prendre le taureau par les cornes en téléphonant directement à l’interlocuteur concerné pour savoir pourquoi la facture n’a pas été payée à temps et invoquer l’impact du retard de paiement sur la trésorerie. Un mail envoyé à son interlocuteur finalisera la discussion et y laissera une trace écrite.

Sans réponse, une lettre peut être envoyée en mentionnant qu’à défaut de règlement une procédure judiciaire sera lancée. Il est impératif de garder un double de la relance au cas où une action judiciaire serait engagée.

La mise en demeure

Après avoir réclamé des dettes, il est parfois nécessaire d’envoyer une lettre de mise en demeure de payer. Cet acte est considéré plus agressif qu’une lettre de relance. En effet, il dispose d’une valeur juridique. Sa réception signifie trois choses pour le débiteur : rembourser, contester et négocier ou prendre un avocat.

La mise en demeure de payer est une étape de la phase de recouvrement à l’amiable. Elle consiste à l’envoi d’une lettre recommandée avec accusé de réception mentionnant les créances impayées, les préjudices causés, le délai d’exécution et la possibilité d’un recouvrement judiciaire à défaut de paiement. Le courrier de mise en demeure n’est pas obligatoire, mais il servira en cas de saisine du juge.

L’ordonnance d’injonction de payer

Après la mise en demeure, en cas d’impossibilité d’obtenir le règlement de la facture, l’injonction de payer permet d’en obtenir le paiement par un juge. Elle concerne les dettes non contestables : la créance ne doit donc pas être prescrite, elle doit être certaine, liquide et exigible, c’est-à-dire qu’elle ne peut pas raisonnablement être contestée par le débiteur. Elle doit être arrivée à échéance et son montant doit être déterminé.

Pour les créances qui ne dépassent pas 5000 €, la loi prévoit une procédure simplifiée pour les entreprises démunies face à leur client mauvais payeur. Le créancier doit envoyer ou déposer sa demande au greffe de la juridiction compétente. Il peut le faire lui-même ou charger un avocat ou un commissaire de justice de le faire pour lui.

La délivrance d’une injonction à payer

Il n’y a pas d’audience et la procédure n’est pas contradictoire : le juge prend une décision en fonction des seuls éléments fournis par le créancier, sans entendre les arguments du débiteur. Si le juge estime la requête justifiée, le tribunal peut alors rendre une ordonnance d’injonction de payer, puis, sans contestation de la part du client, la rendre exécutoire pour valoir décision de justice. Cette procédure nécessite une extrême rigueur de la part du créancier puisque le tribunal vérifiera la validité des factures, des conditions générales et les modalités de relance client effectuées.

La procédure simplifiée évite au créancier et au débiteur de comparaître, sauf si ce dernier conteste l’ordonnance. Précisions que dans ce cadre tous les frais sont à la charge du créancier (dépôt du dossier auprès du commissaire de justice : 14,92 € TTC ; et émission du titre exécutoire par le commissaire de justice : 29,76 € TTC).

La solution de l’affacturage

En droit commercial, l’affacturage consiste pour une entreprise à sous-traiter par contrat à une société financière le recouvrement de ses factures. Cette société financière, qui peut être la filiale d’un établissement bancaire, se charge contre une commission de recouvrer les fonds, de gérer les dettes éventuelles et de verser à l’entreprise commerciale les sommes correspondantes. Le coût de l’affacturage représente en moyenne entre 1 et 3 % de la valeur globale des créances TTC cédées par l’entreprise. Il comprend : la commission d’affacturage, la commission de financement, les frais annexes.

Les sociétés d’affacturage sont agréées en tant qu’établissement de crédit spécialisé ou de société de financement. Avec le paiement des factures sans délai, la couverture des risques d’impayés, l’affacturage permet une rentrée d’argent immédiate pour l’entreprise qui y a recours. L’entreprise est ainsi déchargée de cette activité et peut se concentrer sur son activité principale. Notons que toutes les entreprises peuvent avoir recours à cette technique de gestion, quelle que soit leur taille et leur domaine d’activité.